Effiziente Meeting Agenda

Meetings, Sitzungen, Arbeitstreffen oder wie immer Sie es nennen wollen, sind in vielen Firmen zu einem der größten Zeitdiebe geworden. Das liegt an einer unsäglichen und wirklich GMV-freien Meeting-Kultur – wird eine neue Kaffeemaschine erwogen, macht die Abteilung ein Meeting. Dazu kommen entsprechend unprofessionelle Organisation und Durchführung mit oft ineefizienter Meeting Agenda. Gerade Letzteres ist Sache von Meeting-Leitern und damit Führungskräften. Wichtig ist eine angemessene und professionelle Meeting-Kommunikation von Anfang an.

Meetings: falsche Agenda als Zeitdieb

Zahlreiche Untersuchungen zeigen, dass in Meetings unglaublich viel Zeit verplempert wird, auch weil Vorbereitung und Meeting Agenda unzureichend sind. Manche Führungskräfte verbringen bis zu zwei Drittel ihrer Arbeitszeit in Meetings – wann arbeiten die etwas? Wann führen sie Leute? Wann machen sie ihren Job?

Dass dringender Bedarf besteht und viel Zeit und Geld gespart werden können, zeigen folgende Ergebnisse einer Untersuchung des Bundesverbands Sekretariat und Büromanagement:

  • 50 Prozent der Protokolle landen ungelesen in der Ablage.
  • 35 Prozent der Meetings fangen verspätet an, weil die Teilnehmer unpünktlich erscheinen.
  • 36 Prozent der Besprechungen dauern länger als geplant (was an falschen Meeting Agenda und der laschen Meeting-Kommunikation liegt und oft an Chefs, die sich nicht an vorhandene Regeln halten und endlos palavern).
  • 25 Prozent der befragten Meetingteilnehmer haben mit dem Thema nichts zu tun.

Das bedeutet, dass hier richtig viel Potenzial liegt. Durch professionelle Vorbereitung kann bei weniger Aufwand mehr Ergebnis erzielt werden. Weiteres Potenzial liegt in der Meeting-Durchführung und Agenda: effizientere Meetings durch strenges Moderationskonzept. So können durch den Einsatz von GMV und eine professionelle Meeting-Leitung Zeit und viel Geld eingespart beziehungsweise sinnvoller genutzt werden. Dabei geht es nicht nur – aber auch – um Kommunikations-Struktur, Meeting Agenda und gute Moderation.

Fünf Tipps für effiziente Meetings

  • Wählen Sie die richtigen Teilnehmer.
    Wählen Sie nach Kompetenz, Kreativität, Teamfähigkeit und thematisch passend aus

Zum Beispiel: Für ein Innovationsmeeting benötigen Sie unterschiedliche Charaktere (z. B. den Spinner, den Rechner, den Emotionalen, den Ruhigen, den Sachlichen). Für Geschäftsfeldentwicklung oder Marketingstrategie brauchen Sie vor allem Fachkompetenz.

  • Verpflichten Sie die Teilnehmer vor dem Meeting, durch gezielte Informationen vorbereitet zu erscheinen.

Prinzip: Informationen zum Thema sollen sich die Teilnehmer bereits einverleibt haben – das Meeting dient dem Austausch darüber. Ausnahme: Es handelt sich um ein reines Informationsmeeting – Stand der Dinge etc. Dann findet aber auch keine Abstimmung oder Entscheidung statt. Alles zusammen dauert in der Regel wesentlich länger, alsInformationsmeeting und Entscheidungsmeeting getrennt zu wählen.

  • Erarbeiten Sie eine feste Meeting-Struktur

Die Teilnehmer bringen immer Beiträge nach einer festen Reihenfolge, wenn es sich um wiederkehrende Teilnehmer handelt. Diskussionen sind streng gesteuert und mit Zeitlimits versehen.

  • Unterstützen Sie die Meeting Agenda inhaltlich durch den Aushang von Plakaten oder zwei, drei Flipchart-Blättern, die Agenda und Themen mit Fakten und Zusammenfassung belegen. Das führt a) zu einer direkten Themenzentrierung und b) zu unbewusster Lösungsarbeit.
  • Seien Sie konsequent: Timing, Agenda, Diskussionen

Sie halten sich als Meeting-Leiter und Moderator zu 120 Prozent an Agenda und Regeln. Sie setzen ein Meeting auf 90 Minuten an und beenden es nach 90 Minuten. Begründete Flexibilität mit GMV ist immer möglich.

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